Zasady korzystania z poczty elektronicznej i redagowanie listów | Netykieta

Nie sposób korzystać z Internetu nie korzystając z poczty elektronicznej – korzystamy z niej zarówno w pracy jak i w kontaktach prywatnych. Nie wszyscy zdają sobie jednak sprawę z tego w jaki sposób należy z niej korzystać, aby uszanować i nie obrazić naszych adresatów, a co więcej zrobić na nich dobre wrażenie.

W niniejszej poradzie zebraliśmy parę podstawowych zasad dotyczących korzystania z poczty elektronicznej, które warto przestrzegać w celu efektywnego wykorzystania tego narzędzia komunikacji, a także aby robić to z poszanowaniem innych osób.

Najważniejsze można zamknąć w następujących 7 zasadach:

  1. Temat wiadomości – o czym piszę?
  2. Do kogo piszesz w jakim celu – właściwie korzystanie z pola do, kopia, ukryta kopia (to, cc, bcc)
  3. Ostrożnie z formatem wiadomości
  4. Nie rozpisuj się
  5. Stosuj skróty z umiarem
  6. Odpisuj we właściwy sposób
  7. Uważaj z przekazywaniem wiadomości

1. Temat wiadomości – o czym piszę?

Temat wiadomości jest ważny, ponieważ to dzięki niemu odbiorca może szybko zorientować się czego dotyczy wiadomość, a tym samym nie zignoruje przez przypadek istotnej informacji. Dodatkowo w późniejszym czasie wiadomość z dobrym tematem jest łatwiejsza w odnalezieniu zarówno przez odbiorcę jak i przez nadawcę.

Postaraj się, aby temat był krótki, ale jednocześnie mówił dostatecznie dużo o zawartości Twojej wiadomości.

2. Do kogo piszesz w jakim celu – właściwe korzystanie z pola do, kopia, ukryta kopia (to, cc, bcc)

Adresy odbiorców naszej wiadomości możemy wpisać w trzech różnych polach: do, kopia, ukryta kopia.

Ich przeznaczenie jest następujące:

  • pole do (to) – w tym polu wpisujemy głównego adresata (adresatów) naszej wiadomości
  • pole kopia (inaczej: do wiadomości, DW, ang. cc – carbon copy) – w tym polu wpisujemy adres email osoby, która powinna wiedzieć o wysłaniu wiadomości i znać jej treść, nie jest głównym odbiorcą wiadomości, może ewentualnie chcieć włączyć się w dyskusję
  • pole ukryta kopia (inaczej: niewidzialna kopia, UDW, ang. bcc – blind carbon copy) – w tym polu wpisujemy adresatów wiadomości, którzy powinni otrzymać kopię wiadomości, ale których adres nie powinien być widoczny dla innych odbiorców.

A w praktyce:

  • przede wszystkim stosuj pole „Do”
  • zastanów się poważnie zanim zastosujesz pole „Kopia” lub „Ukryta kopia”; w tym pierwszym wypadku: czy naprawdę ta osoba musi dostawać kopię każdej wiadomości, czy chce dostawać te kopie? W przypadku ukrytej kopii – czy jest powód, aby tworzyć dziwną atmosferę i ukrywać przed innymi fakt wysyłania wiadomości także do innej wiadomości? Czy ta osoba chce dostawać te wiadomości i zdaje sobie sprawę, że jest na ukrytej liście?
  • najbardziej przydatne zastosowanie pola „Ukryta kopia” to wysyłanie tej samej wiadomości do dużej grupy nie znających się nawzajem osób; jeżeli musisz już wysyłać tego rodzaju wiadomości, to wpisz wszystkie adresy w polu „Ukryta kopia”, aby uszanować prywatność odbiorców i nie udostępniać wszystkim nawzajem ich adresów email

3. Ostrożnie z formatem wiadomości

Poczta elektroniczna umożliwia nam używanie różnych czcionek, formatów, obrazków, tła itp. itd. Są jednak mocne powody, aby starać się zachować jak najprostszą formę wiadomości:

  • nigdy nie masz do końca pewności jak wiadomość będzie wyglądać u odbiorcy; zależy to od systemu operacyjnego, programu pocztowego czy urządzenia; wiele osób czyta pocztę np. na telefonach komórkowych
  • użycie zbyt wielu „dekoracji” w tekście przeszkadza w czytaniu – Twoja ulubiona czcionka nie musi być ulubioną czcionką odbiorcy
  • używanie fikuśnego tła oraz innych dekoracji i udziwnień jest bardzo nieprofesjonalne

Idealne rozwiązanie: używaj najprostszego formatu wiadomości (tekst, a nie HTML), czasami warto użyć formatowania (do podkreślenia, pogrubienia, wypunktowania), wklejaj obrazki tylko w krytycznych sytuacjach, pod żadnym pozorem nie zmieniaj tła wiadomości.

Ważne: uważaj także co załączasz – zbyt duże załączniki mogą nie dotrzeć do odbiorcy ze względu na ograniczenia na serwerze pocztowym, dodatkowo mogą spowodować trudności w pobraniu poczty przez odbiorcę, a także narazić go na koszty (jeżeli korzysta z połączenia w którym rozliczany jest za ilość pobranych danych). Nie przesyłaj dużych załączników za wyjątkiem sytuacji, w których jest to rzeczywiście potrzebne.

4. Nie rozpisuj się

Nikt nie lubi być zmuszanym do czytania tasiemców. Jeżeli chcesz, żeby Twoja wiadomość została przeczytana w całości, postaraj się być jak najbardziej konkretny i unikaj rozpisywania się. Długie wiadomości od razu budzą niechęć i mogą skłaniają do odłożenia czytania na później lub też do zignorowania całej wiadomości. Czasami lepiej jest porozmawiać z daną osobą twarzą w twarz lub przez telefon, niż rozpisywać się w nieskończoność.

Z drugiej strony nie przesadzaj ze skracaniem wiadomości – Twoja wiadomość może stać się przez to kompletnie nie zrozumiała dla odbiorcy.

5. Stosuj skróty z umiarem

W Internecie od samego początku funkcjonowała duża liczba skrótów – wiele z nich pozwala na szybkie przekazanie emocji, unikanie rozpisywania się i określenie charakteru wiadomości. Szczególnie w temacie wiadomości takie skróty jak „Re:” (odpowiedź), „Fwd:” (wiadomość przekazana), „FYI” (do Twojej informacji) stanowią dobre rozwiązanie i często są automatycznie dołączane przez program pocztowy.

Nie zapominaj jednak do kogo piszesz oraz że nie wszyscy są w stanie zrozumieć znaczenie użytych przez Ciebie skrótów. Dostosuj stosowanie skrótów do odbiorców swojej wiadomości i nie przesadzaj z nimi, w szczególności unikaj ich stosowania w formalnej korespondencji.

Istotną kwestię stanowią tutaj tzw. emotikony, które reprezentują określone emocje autora wiadomości. Przykładowo:

:-) uśmiech

;-) mrugnięcie okiem

:-( niezadowolenie

Emotikony powinny być używane tylko w korespondencji nieformalnej. Używanie emotikon może zostać odebrane jako brak szacunku, w szczególności w korespondencji biznesowej. Emotikony nadają się do korespondencji ze znajomymi czy z osobami, z którymi jesteśmy na luźnej stopie – wtedy wręcz są pomocne, bo uzupełniają nasz przekaz o emocje, co pozwala w lepszym zrozumieniu naszych intencji i odczuć.

6. Odpisuj we właściwy sposób

Podstawowa zasada: nie musisz odpisywać do wszystkich osób, do których została skierowana wiadomość, na którą odpisujesz. Zastanów się, do kogo właściwie powinieneś odpisać i czy innym nie będziesz tylko niepotrzebnie zawracał głowy.

Po drugie: uważnie zapoznaj się z wiadomością i postaraj się odpisać odnosząc się do każdego pytania/prośby poruszonej w wiadomości, chociażby miałoby to być stwierdzenie „odniosę się później”, „jeszcze nie wiem” itp. Uświadom adresatowi, że doczytałeś wiadomość, a nie sprawiaj wrażenie, że coś przeoczyłeś czy też specjalnie przemilczałeś.

Dobrym zwyczajem jest cytowanie wiadomości na którą odpowiadamy: cytaty powinny rozpoczynać się od ujęcia autora cytatu oraz daty i godziny przesłania przez niego wiadomości. Każdy cytat powinien być odpowiednio oznaczony, co programy pocztowe robią zazwyczaj automatycznie np. poprzedzając wiersze znakiem „>”. Pamiętajmy, aby nasze odpowiedzi odróżniały się od cytatów. Przykładowo w prawidłowej formie:

Imię nazwisko napisał dn. 28 kwietnia 2008:

> pytanie

odpowiedź

> kolejne pytanie

kolejna odpowiedź

Po trzecie: usuń z wiadomości, którą przesyłasz w odpowiedzi wszystkie niepotrzebne informacje. Dotyczy to cytowanej poprzedniej korespondencji oraz części wiadomości otrzymanych przez Ciebie, do których nie odnosisz się w swojej wiadomości.

7. Uważaj z przekazywaniem wiadomości

Przekazywanie wiadomości dotyczy dwóch kwestii:

  • poszanowanie prywatności
  • szacunek do czasu odbiorców

W tym pierwszym wypadku: zanim pzekażesz komuś wiadomość otrzymaną od innej osoby upewnij się, że nadawaca wyraża na to zgodę, jest to zachowanie etyczne i nie urazisz tym nikogo. Dotyczy to w szczególności korespondencji biznesowej, gdzie wewnętrzna korespondencja ma często charakter poufny i nie powinna być przekazywana na zewnątrz. Dotyczy to zarówno strony merytorycznej jak i formy takiej komunikacji. Oczywiście podobnie wygląda to w korespondencji prywatnej – powinniśmy szanować poufność korespondencji i uwzględnić prosty fakt, że nadawca kieruje daną wiadomość do nas, a niekoniecznie chciałby, żeby czytał to ktoś inny.

Druga sprawa dotyczy różnego rodzaju informacji które przesyłamy dalej, wśród których szczególnie przykre są wiadomości będące spamem, plotką czy tzw. łańcuszkiem szczęścia. Prosta zasada: nie przekazuj dalej nie potwierdzonych wiadomości oraz wiadomości, co do których nie masz pewności, że są mile widziane przez odbiorcę. Każdy właściciel konta pocztowego dostaje dostatecznie dużo spamu, żeby mu jeszcze dodatkowo dokładać coś od siebie. Większość rozpowszechnianych informacji o „specjalnych okazjach”, „szczególnych zagrożeniach” itp. to zwykłe naciągactwo albo żart. Wielu ludzi ma dosyć dostawania głupot na skrzynkę w postaci żartów, filmików i innych niepotrzebnych rzeczy. Dodatkowo często tego typu wiadomości otrzymuje się wielokrotnie od paru „szanujących nasz czas” znajomych.

Prosta zasada: przekazuj wiadomość tylko wtedy, kiedy rzeczywiście jesteś przekonany, ze dana osoba chciałaby tą wiadomość otrzymać.

Ogólne zasady

Oprócz powyższych zasad warto wspomnieć o zasadach które obowiązują w korespondencji w ogóle:

  • zachowaj przemyślaną konstrukcję wiadomości, używaj akapitów, aby rozdzielić poszczególne części wiadomości
  • używaj właściwych form grzecznościowych
  • pisz poprawnie, z polskimi znakami, unikaj błędów ortograficznych – niedbałość w tym względzie spotyka się z fatalnym odbiorem, odbierana jest jako brak szacunku i tworzy negatywny obraz nadawcy
  • nie ulegaj przekonaniu o anonimowości w Internecie – rozczarowanie może być bardzo przykre
  • szanuj czas innych – wiele osób wcale nie ma ochoty dostawać każdego kawału na który natkniesz się w sieci, nie wszyscy mają to same poczucie humoru, zwróć także uwagę czy nie rozpowszechniasz treści delikatnie rzecz biorąc „niepoprawnych” (pornografia, rasizm itp. itd.)
  • przed wysłaniem wiadomości przeczytaj ją w całości i popraw wszystkie błędy

Ostatnia ważna rzecz dotycząca komunikacji za pośrednictwem poczty elektronicznej: pamiętaj o niedoskonałościach pisemnej formy komunikacji. Słowo pisane nie jest niedoskonałym środkiem przekazu: nie jest w stanie dobrze przekazać naszych intencji, myśli oraz emocji. Wiele badań wykazuje, że ludzie błędnie interpretują znaczenie otrzymywanych wiadomości, co prowadzi do wielu konfliktów i nieporozumień. Warto wziąć to pod uwagę zarówno czytając otrzymane wiadomości jak i pisząc wiadomości do innych.

(Źródło: Poradopedia.pl)